Phân tích hoạt động kinh doanh phải cố gắng lượng hoá bằng cách dựa trên những dữ liệu được thu thập ( ngành thống kê) xây dựng thành các phương trình (ngành toán học kinh tế ) để kiểm chứng tính xác thực của lý thuyết và những sai biệt do các yếu tố không nhìn thấy, không thể giải thích khác (ngành kinh tế lượng) trước khi sử dụng chúng để phân tích dự báo.
Mỗi nội dung phân tích đều có ý nghĩa đối với việc hình thành chiến lược kinh doanh lâu dài, ổn định hoặc xác lập các giải pháp trước mắt của doanh nghiệp. Kết quả phân tích là cơ sở cho các quyết định quản trị trong từng giai đoạn kinh doanh, hoặc trong chiến lược dài hạn.
Để kết quả phân tích có giá trị, các nhân tố cần được cố gắng định lượng trong khả năng có thể. Chính những thông tin lượng hoá đó mới đúng nghĩa là “ hệ thống thông tin hữu ích của kế toán, cơ sở của các quyết định quản trị và chỉ có điều này mới làm cho phân tích hoạt động kinh doanh trở nên thuyết phục và sẽ là hoạt động thường xuyên được quan tâm tại doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp, việc xây dựng định mức chi phí và phân tích định mức chi phí vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Bài viết này xin đưa ra cách xây dựng định mức chi phí và phân tích các định mức đó.
Trước hết phải hiểu chi phí định mức là gì. Đó là chi phí dự tính để sản xuất một sản phẩm hay thực hiện một dịch vụ cho khách hàng
Công dụng của chi phí định mức
1. Là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán hoạt động vì muốn lập dự toán chi phí nguyên vật liệu phải có định mức nguyên vật liệu, chi phí nhân công phải có định mức số giờ công
2. Giúp cho các nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì chi phí định mức là tiêu chuẩn, cơ sở để đánh giá
3. Góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định hàng ngày như định giá bán sản phẩm, chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng, phân tích khả năng sinh lời
4. Gắn liền trách nhiệm của công nhân đối với việc sử dụng nguyên vật liệu sao cho tiết kiệm
Nguyên tắc xây dựng định mức tiêu chuẩn:
Quá trình xây dựng định mức tiêu chuẩn là một công việc có tính nghệ thuật hơn là khoa học. Nó kết hợp giữa suy nghĩ với tài năng chuyên môn của tất cả những người có trách nhiệm với giá và chất lượng sản phẩm. Trước hết phải xem xét một các nghiêm túc toàn bộ kết quả đã đạt được. Trên cơ sở đó kết hợp với những thay đổi về điều kiện kinh tế, về đặc điểm giữa cung và cầu, về kỹ thuật để điều chỉnh và bổ sung cho phù hợp
Phương pháp xác định chi phí định mức :
* Phương pháp kỹ thuật: phương pháp này đòi hỏi sự kết hợp của các chuyên gia kỹ thuật để nghiên cứu thời gian thao tác công việc nhằm mục đích xác định lượng nguyên vật liệu và lao động hao phí cần thiết để sản xuất sản phẩm trong điều kiện về công nghệ, khả năng quản lý và nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp
* Phương pháp phân tích số liệu lịch sử: Xem lại giá thành đạt được ở những kỳ trước như thế nào, tuy nhiên phải xem lại kỳ này có gì thay đổi và phải xem xét những chi phí phát sinh các kỳ trước đã phù hợp hay chưa, nếu không hợp lý, hợp lệ thì bỏ hay xây dựng lại.
* Phương pháp điều chỉnh: Điều chỉnh chi phí định mức cho phù hợp với điều kiện hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp
Xây dựng định mức cho các loại chi phí sản xuất
- Xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Về mặt lượng nguyên vật liệu : Lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm, có cho phép những hao hụt bình thường
Để sản xuất 1 sản phẩm thì định mức tiêu hao nguyên vật liệu là:
1. Nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm
2. Hao hụt cho phép
3. Lượng vật liệu tính cho sản phẩm hỏng
Về mặt giá nguyên vật liệu : Phản ánh giá cuối cùng của một đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp sau khi đã trừ đi mọi khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán. Định mức về giá nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm là:
- Giá mua ( trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán )
- Chi phí thu mua nguyên vật liệu
Như vậy ta có:
Định mức về chi phí NVL = Định mức về lượng * định mức về giá
- Xây dựng định mức chi phí nhân công trực tiếp:
Định mức về giá một đơn vị thời gian lao động trực tiếp: bao gồm không chỉ mức lượng căn bản mà còn gồm cả các khoản phụ cấp lương, BHXH,BHYT,KPCĐ của lao động trực tiếp. Định mức giá 1 giờ công lao động trực tiếp ở một phân xưởng như sau:
- Mức lương căn bản một giờ
- BHXH,
Định mức về lượng thời gian cho phép để hoàn thành 1 đơn vị sản phẩm. Có thể được xác định bằng 2 cách:
1. Phương pháp kỹ thuật: chia công việc theo nhiều công đoạn rồi kết hợp với bảng thời gian tiêu chuẩn của những thao tác kỹ thuật để định thời gian chuẩn cho từng công việc
2. Phương pháp bấm giờ
Về lượng thời gian để sản xuất 1 sản phẩm được xác định như sau:
+ Thời gian cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm
+ Thời gian nghĩ ngơi, lau chùi máy
+ Thời gian tính cho sản phẩm hỏng
Như vậy ta có:
Định mức chi phí NCTT = Định mức lượng x Định mức giá
- Định mức chi phí sản xuất chung
*Định mức biến phí sản xuất chung
Cũng được xây dựng theo định mức giá và lượng. Định mức giá phản ánh biến phí của đơn giá chi phí sản xuất chung phân bổ. Định mức lượng, ví dụ thời gian thì phản ánh số giờ của hoạt động được chọn làm căn cứ phân bổ chi phí sản xuất chung cho 1 đơn vị sản phẩm
Ví dụ: Phần biến phí trong đơn giá sản xuất chung phân bổ là 1200 đ và căn cứ được chọn để phân bổ là số giờ lao động trực tiếp (định mức về lượng thời gian trực tiếp sản xuất 1 sản phẩm) là 3.5 giờ/sp thì định mức phần biến phí sản xuất chung của sản phẩm là:
1 200đ/ giờ x 3.5 giờ/s.p = 4 200đ/s.p
*Định mức định phí sản xuất chung
Được xây dựng tương tự như ở phần biến phí. Sở dĩ tách riêng là nhằm giúp cho quá trình phân tích chi phí sản xuất chung sau này.
Ví dụ: Phần định phí trong đơn giá sản xuất chung phân bổ là 3 200đ/giờ và căn cứ chọn phân bổ là số giờ lao động trực tiếp với 3.5 giờ/s.p, thì phần định phí sản xuất chung của 1 sản phẩm là:
3 200đ/giờ x 3.5 giờ/s.p = 11 200 đ/s.p
Vậy, đơn giá phân bổ chi phí sản xuất chung :
1 200đ/s.p + 3 200 đ/giờ = 4 400đ
Chi phí sản xuất chung để sản xuất 1 sản phẩm là:
4 400 đ/giờ x 3.5 giờ/s.p = 15 400 đ/s.p
Từ cách xây dựng định mức trên ta đi xây dựng phương trình hồi quy dưới dạng tuyến tính thể hiện mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành nên chí phí sản xuất:
Y = ao + a1X1 + a2X2 + a3X3
Y: Chi phí sản xuất sản phẩm
X1: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
X2: Chi phí nhân công trực tiếp
X3: Chi phí sản xuất chung
